Recouvrement des charges de copropriété impayées : quelle est la procédure ?

 

En gestion des copropriétés, la question du recouvrement des charges de copropriété impayées est un problème récurrent. Lorsqu’un copropriétaire ne respecte pas les échéances de paiement de ses charges, le syndic de copropriété doit engager des procédures spécifiques pour recouvrer les fonds dus. Que peut faire le syndic en cas de non-paiement d’une provision ? Quelle est la procédure à suivre à toutes les étapes ?

(Quelques principes bons à rappeler car beaucoup de syndics ne font pas plus loin que la mise en demeure ou procèdent encore par voies d'assignation d'avocat! (alors que des moyens bien plus simples et légers existent)

 

Sommaire :

• Le paiement des charges de copropriété
• Les copropriétaires sont-ils solidaires en cas de charges impayées ?
• Recouvrement des charges impayées : la démarche en 4 étapes
• Charges impayées de copropriété : quel est le délai de prescription ?
• Comment sont imputés les frais de recouvrement ?

Le paiement des charges de copropriété

Afin de gérer efficacement les dépenses courantes et futures, les copropriétaires déterminent annuellement un budget prévisionnel. Ce budget, élaboré par le syndic en collaboration avec le conseil syndical, couvre une période comptable de douze mois.

Ainsi, chaque copropriétaire doit contribuer aux charges communes proportionnellement à sa part dans la copropriété. Cette participation se concrétise par le paiement de provisions.

 

Les charges de copropriété se répartissent en deux catégories principales

1. Les charges générales. Ces charges englobent les dépenses nécessaires au maintien, à l’entretien, et à la gestion des parties communes de l’immeuble. Elles sont essentielles pour assurer la pérennité et le bon fonctionnement de l’ensemble de la copropriété.
2. Les charges spéciales. Ces charges concernent uniquement les copropriétaires qui bénéficient de certains services ou équipements spécifiques. Par exemple, les frais liés à l’entretien d’un ascenseur ne seront pas facturés à un copropriétaire résidant au rez-de-chaussée. Bien que cela puisse varier selon les règlements de chaque copropriété.

En outre, il existe des charges exceptionnelles. Celles-ci correspondent à des dépenses non courantes ou imprévues. En cela, la nature et le montant des charges payées par chaque copropriétaire varient selon le type de charges et la quote-part détenue dans la copropriété.

> Consulter notre article sur : “Impayés de charges en copropriété : 15 mesures pour prévenir et traiter”

Le syndic a pour mission de maintenir une bonne gestion financière et de couvrir l’ensemble des dépenses du syndicat. C’est pourquoi, il demande aux copropriétaires, le versement d’une provision correspondant à un quart du budget annuel. Avant le début de chaque trimestre, le syndic envoie aux copropriétaires une notification, généralement par lettre simple, indiquant le montant de la provision à régler.

Qu’est-ce qu’une créance liquide et exigible ?

Cette créance est clairement définie avec une échéance spécifique. Elle découle obligatoirement d’une décision prise en assemblée générale. Qu’il s’agisse du budget prévisionnel, du budget alloué aux travaux ou d’opérations exceptionnelles.

Unn copropriétaire est débiteur dès lors que la date d’exigibilité des charges est dépassée.

Prenons l’exemple du budget prévisionnel. Si un quart des charges est dû le 1er janvier et n’est pas réglé dès le 2 janvier, le copropriétaire se trouve en situation d’impayé. Notons que les syndics font généralement preuve de flexibilité. Ainsi, si le paiement intervient dans les 15 jours suivants, une lettre de relance n’est pas systématiquement envoyée.

Cependant, certains protocoles de recouvrement prévoient l’envoi d’une première lettre de relance après seulement dix jours. Un autre cas de figure, lorsque le copropriétaire a réglé seulement une partie des charges dues à la date d’échéance. Dans cette situation, bien que partiellement payées, les charges restantes engendrent le statut de débiteur et peuvent entraîner des frais de recouvrement.

> Retrouvez notre guide sur : “Comprendre les charges de copropriété : qui doit payer ?”

Les copropriétaires sont-ils solidaires en cas de charges impayées ?

Chaque copropriétaire est responsable du paiement de ses propres charges. C’est pourquoi, il est impossible de contraindre un copropriétaire à payer les charges dues par un autre. Cependant, il existe des circonstances particulières à considérer. Lorsque la trésorerie de la copropriété atteint un niveau dangereusement bas, mettant en péril la stabilité financière de l’ensemble, une mesure exceptionnelle peut être envisagée. Dans ce contexte, les copropriétaires, réunis en assemblée générale, peuvent décider, par un vote à la majorité simple, de répartir temporairement des charges impayées entre eux.

Avance de solidarité en cas de défaillance

En cas de défaillance de paiement de certains copropriétaires, le syndic peut demander aux autres membres une avance de solidarité. Ces appels de fonds exceptionnels se traitent comme des avances remboursables. L’assemblée générale peut alors voter pour un appel de fonds supplémentaire auprès des copropriétaires.

Toutefois, cette mesure constitue une avance. Le copropriétaire débiteur reste tenu de rembourser sa dette. Les autres copropriétaires déduiront ultérieurement la somme avancée de leurs charges futures.

Clause de solidarité dans le règlement de copropriété

Le règlement de copropriété peut inclure une clause de solidarité. Cette disposition simplifie grandement la gestion des charges impayées. Notamment en cas d’indivision ou de démembrement de propriété.

Une clause de solidarité dans un règlement de copropriété peut ainsi stipuler que, en cas d’indivision d’un lot, les propriétaires indivis assumeront conjointement la responsabilité de toutes les sommes dues à ce lot envers le syndicat de copropriété. En conséquence, une action en recouvrement des charges impayées peut légitimement s’engager contre n’importe lequel des indivisaires.

Recouvrement des charges impayées : la démarche en 4 étapes

Si un copropriétaire omet de s’acquitter de ses charges dans les délais prescrits, cela peut créer des déséquilibres financiers au sein de la copropriété. Face à cette situation, la loi du 10 juillet 1965 confère au syndic le pouvoir d’engager diverses démarches pour recouvrer les charges impayées. Une tâche qu’il peut entreprendre sans avoir à solliciter l’approbation de l’assemblée générale des copropriétaires.

Étape 1 : mise en demeure du copropriétaire défaillant

Le syndic doit agir rapidement en cas de charges impayées. Son inaction peut engager sa responsabilité envers la copropriété. Initialement, le syndic adresse une mise en demeure au copropriétaire défaillant. Si cette démarche ne résout pas le problème d’impayés, une seconde étape consiste en l’envoi d’une lettre de rappel. Finalement, si ces tentatives échouent, le syndic devra alors faire appel aux tribunaux pour résoudre la situation.

Dès le premier retard de paiement, le syndic doit agir. Il envoie au copropriétaire en défaut une mise en demeure. Soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par l’intermédiaire d’un commissaire de justice. Cette mise en demeure concerne le paiement de la quote-part du copropriétaire.

Cas particuliers

• Indivision. Si le bien est en indivision (propriété partagée entre plusieurs personnes), le syndic doit adresser la mise en demeure à tous les co-indivisaires. À moins d’une disposition contraire dans le règlement de copropriété.
• Démembrement de propriété. Lorsque la propriété est démembrée entre usufruitier et nu-propriétaire, les charges sont réparties selon la nature des dépenses. À cet effet, le syndic doit alors adresser la mise en demeure en conséquence. Sauf si le règlement de copropriété prévoit une solidarité entre les deux parties.

Délai de paiement et intérêts de retard

Après avoir reçu une mise en demeure, le copropriétaire dispose de 30 jours pour régler ses charges impayées. Si le paiement n’est pas effectué dans ce délai, le syndic appliquera des intérêts de retard au taux légal dès le premier jour suivant l’échéance de la mise en demeure. (beaucoup ne le font pas).

Ensuite, si ce courrier de mise en demeure est demeuré infructueux, on peut envisager une sommation par huissier. On peut penser que l’acte d’huissier va provoquer une certaine réaction de la part du copropriétaire débiteur. Pourtant, dans les faits, ce n’est pas forcément le cas. On peut alors essayer un courrier de mise en demeure avec entête avocat ou de Huissier de Justice (commissaire de justice). Dans ce courrier, l’avocat (ou l'Huissier de Justice (Commissaire de Justice),  précise que, en l’absence de règlement, il initiera une procédure judiciaire.

Proposer un protocole d’accord avec la mise en place d’un échéancier

Dans certains cas, on peut conclure un arrangement à l’amiable. Avant d’envisager des mesures plus drastiques, il est conseillé d’établir un protocole d’accord, aussi appelé échéancier. En effet, lorsqu’un copropriétaire rencontre des difficultés financières temporaires, un aménagement du paiement de la dette peut être mis en place.

Ce protocole définit les modalités de remboursement de la dette du copropriétaire. Par exemple, si le copropriétaire doit 1 500 €, un accord peut être trouvé pour rembourser cette somme en versements mensuels de 150 €, avec une durée maximale de 24 mois pour l’échéancier. Toutefois, si les paiements ne sont pas respectés, le syndic peut alors engager des mesures de recouvrement plus sévères, telles que l’initiation d’une procédure judiciaire.

Notons que le copropriétaire en difficulté peut, sous conditions, peut solliciter le fonds de solidarité pour le logement (FSL) afin de régler ses charges.

Exigibilité des charges accrue en cas de non-paiement

En cas de non-paiement d’un seul appel de charges dans les 30 jours suivant la mise en demeure, toutes les charges impayées antérieures et les appels provisionnels futurs peuvent être exigés immédiatement.

Frais de mise en demeure à la charge du copropriétaire défaillant

Enfin, les frais occasionnés par la mise en demeure, y compris les honoraires du commissaire de justice, sont à la charge du copropriétaire défaillant. Cette mesure vise à responsabiliser les copropriétaires quant au respect de leurs engagements financiers envers la copropriété. Par ailleurs, le syndic peut exiger que le copropriétaire défaillant verse des dommages et intérêts pour le préjudice causé à la copropriété.

Étape 2 : relance du copropriétaire défaillant

Si un copropriétaire continue de ne pas s’acquitter de ses charges, le syndic a la possibilité d’envoyer une lettre de rappel. Ce courrier rappelle ainsi que le dépassement de la date limite de paiement des charges.

Tenter un règlement à l’amiable

De plus, il est notifié qu’en l’absence de paiement de la dette, des démarches pourront être entreprises. Elles débuteront par une tentative de résolution amiable.

Le syndic, plutôt que d'assigner (classiquement en paiement par voie d'avocat, ce qui est une voie lourde et souvent longue et incertaine),  peut  plutôt utiliser  une injonction de payer qui ne nécessite pas de ministère d'avocat, pas  de mesures de conciliation ou amiable auparavant. Elle se déroule sans la présence obligatoire du débiteur. La procédure se tient devant le tribunal Judiciaire et ne requiert pas l’intervention d’un avocat. Toutefois, le débiteur a la possibilité de contester la créance en faisant opposition à l’ordonnance du juge dans un délai d’un mois.

Lorsque les charges impayées sont inférieures ou égales à 5 000 €, le syndic est tenu de recourir à des méthodes de résolution amiable des litiges. En effet, depuis le 1er octobre 2023, il est devenu obligatoire d’explorer une solution amiable avant de porter devant le tribunal judiciaire tout litige relatif au paiement d’une somme n’excédant pas 5 000 €. (Article 750-1 du Code de procédure civile) Conciliation ou médiation.

 

Sinon: en cas d'assignation judiciaire par voie d'avocat:

Faire préalablement appel à un conciliateur de justice

Le syndic peut faire appel à un conciliateur de justice. Dans ce cas, c’est une démarche gratuite qui vise à trouver un accord entre les parties. Les parties impliquées dans le litige ou le juge peuvent choisir le conciliateur de justice. En cela, l’accord proposé par le conciliateur peut recevoir une homologation, c’est-à-dire une approbation officielle par le juge.

Ou en cas d'absence de conciliateur ou si celui-ci est trop long ou indisponible: Opter plutôt pour un médiateur civil

S’il opte pour un médiateur, la procédure sera payante. Ainsi, la fonction principale du médiateur civil se divise en deux aspects essentiels. D’une part, il aide les parties impliquées dans un litige à rétablir une communication efficace et constructive entre elles. D’autre part, il les accompagne dans leur recherche d’une solution consensuelle.

 

Étape 3 : engagement d’une procédure devant le tribunal

En cas de charges impayées, sans le règlement dans les 30 jours suivant la mise en demeure, ou si aucun accord amiable n’est trouvé pour le remboursement de la dette, le syndic est alors contraint d’entamer une procédure devant le tribunal judiciaire.

• Tribunal de proximité pour les litiges inférieurs à 10 000 €
• Tribunal judiciaire pour les litiges supérieurs à 10 000 €, avec obligation de recourir à un avocat.

Le syndic peut opter pour une procédure judiciaire en référé. C’est une démarche accélérée qui permet d’obtenir rapidement une condamnation du copropriétaire défaillant. Dès lors, le tribunal procède à une vérification pour s’assurer que les charges réclamées étaient bien prévues dans le budget de la copropriété et qu’elles n’ont effectivement pas été réglées.

Le tribunal vérifie si les charges réclamées sont certaines, liquides et exigibles.

Dans l’affirmative, les montants suivants deviennent immédiatement exigibles :

• L’impayé des charges relatives au budget prévisionnel,
• L’impayé des charges pour des travaux non inclus dans le budget prévisionnel,
• Les cotisations au fonds de travaux,
• Ainsi que toute autre somme due pour les exercices antérieurs, après que l’assemblée générale approuve les comptes.

Étape 4 : saisie des biens et hypothèque légale

Le syndicat des copropriétaires dispose de plusieurs mécanismes afin de protéger ses intérêts et notamment les garanties de paiement telles que l’hypothèque légale et le privilège spécial.

Garantie des créances par hypothèque légale

En effet, l’article 19 de la loi du 10 juillet 1965 permet au syndicat des copropriétaires de disposer du mécanisme de l’hypothèque légale.

“ Les créances de toute nature du syndicat à l’encontre de chaque copropriétaire sont, qu’il s’agisse de provision ou de paiement définitif, garanties par une hypothèque légale sur son lot. L’hypothèque peut être inscrite soit après mise en demeure restée infructueuse d’avoir à payer une dette devenue exigible, soit dès que le copropriétaire invoque les dispositions de l’article 33 de la présente loi.”

Une hypothèque légale garantit toute dette d’un copropriétaire envers le syndicat des copropriétaires. En cas de charges impayées de copropriété, elle autorise la saisie et la vente du lot de copropriété, qui comprend une part privative et une quote-part des parties communes.

Procédure d’inscription de l’hypothèque

Le syndic peut procéder à l’inscription de cette hypothèque au nom du syndicat des copropriétaires sans avoir besoin de l’accord préalable de l’assemblée générale. Cette inscription s’effectue lorsque le copropriétaire défaillant n’a pas réglé ses charges suite à une mise en demeure. Le syndic a également le pouvoir d’accepter la levée de l’hypothèque et peut demander son annulation une fois la dette totalement réglée.

Hypothèque légale en cas de vente du lot

Par ailleurs, lorsque le copropriétaire défaillant envisage de vendre son lot, le syndicat des copropriétaires bénéficie d’une hypothèque légale spéciale. Le syndic peut alors former une opposition à la vente pour garantir le paiement des charges impayées à partir du prix de vente.

Recours au privilège mobilier

En complément, le syndic peut aussi utiliser le privilège mobilier prévu par l’article 2332-1 du Code civil en faveur du bailleur. Il pourra alors saisir les meubles et les revenus issus de la location du bien du copropriétaire bailleur en défaut de paiement.

Charges impayées de copropriété : quel est le délai de prescription ?

L’article 42 de la loi de 1965 stipule qu’une action en recouvrement de charges impayées est soumise à un délai de prescription de 5 ans. En effet, la loi ELAN n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 est venue modifier l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 en réduisant le délai de prescription à 5 ans au lieu de 10 ans. Ce délai s’applique à tous les types de charges, qu’il s’agisse de charges communes générales, de charges exceptionnelles, ou de celles découlant de travaux votés lors d’une assemblée générale.

Lorsqu’une action judiciaire est engagée, le délai de prescription est suspendu.

De même, cela ne signifie pas que des charges impayées sont annulées après 5 ans. Cela indique plutôt que si le syndic ne lance aucune démarche de recouvrement pendant cette période de 5 ans, le droit de réclamer ces charges devient caduc. Ce qui implique alors de transférer la responsabilité du copropriétaire défaillant au syndic pour défaut d’action. Cette recherche de la responsabilité civile professionnelle du syndic porte alors sur la partie de la créance qui ne peut plus être recouvrée, car prescrite. D'où les obligations actuelles renforcées du syndic en son devoir de conseil notamment et de recouvrement.

Comment sont imputés les frais de recouvrement ?

Dans le processus de recouvrement des charges impayées, il faut bien comprendre comment les frais y afférents sont imputés. Lors de l’examen des décomptes de charges par les tribunaux, une demande explicite est faite pour présenter des comptes détaillés. Dès lors, on distingue les charges courantes et les appels de fonds pour travaux des autres frais qui incombent uniquement au copropriétaire débiteur.

En effet, le tribunal peut juger certains frais comme non essentiels au recouvrement de la créance et décider de les déduire. À cet égard, l’article 10.1 de la loi du 10 juillet 1965 est pertinent. Puisqu’il détaille les frais directement imputables au copropriétaire concerné par le syndicat des copropriétaires :

• Les frais de mise en demeure, de relance, et de prise d’hypothèque, déclenchés suite à une mise en demeure pour le recouvrement d’une créance avérée contre un copropriétaire.
• Les droits et émoluments liés aux actes des huissiers de justice.
• Le droit de recouvrement ou d’encaissement à la charge du débiteur.

À cet effet, le conseil syndical doit exercer une vigilance accrue envers le syndic et lui demander d'agir en utilisant les voies les moins lourdes et onéreuses possibles.

Le recouvrement de charges est pour un Huissier de Justice (Commissaire de Justice) une action de recouvrement classique pour laquelle il est formé et équipé pour obtenir un recouvrement efficace. Il peut et doit pour celà agir de concert et en bonne entente avec les syndic (voire leurs présidents de conseils syndicals). C'est ainsi tous ensemble que la meilleure politique de recouvrement peut être choisie au cas par cas.

Syndics, conseils syndicaux ou copropriétaires: ne restez pas isolés devant ce fléau qu'est l'impayé de charges. Demandez nous conseil et devis: nous sommes là pour vous renseigner et accompagner au mieux.